Beamex tietosuojaseloste

Asiakkaat ja kumppanit

Viimeisin päivitys: 28.5.2018

Tietosuojaseloste

Yleistä

Arvostamme asiakkaidemme ja kumppaniemme yksityisyyttä. Liiketoimintamme harjoittaminen kuitenkin edellyttää jossain määrin henkilötietojen keräämistä ja käsittelyä asiakkaisiimme ja kumppaneihimme liittyen. Tässä tietosuojaselosteessa kerromme mitä tietoa keräämme, mitkä ovat henkilötietojen käsittelyn periaatteemme ja mitä oikeuksia sinulla on tietojesi suhteen.

Beamex kerää ja käsittelee henkilötietoja tämän tietosuojaselosteen ja sovellettavan lainsäädännön mukaisesti. Saatamme päivittää tätä tietosuojaselostetta toimintamme tai lainsäädännön muuttuessa, joten tutustu tähän aika ajoin.

Keskeiset periaatteemme

Yhteisrekisterinpitäjät

Tämä tietosuojaseloste koskee asiakkaisiimme, toimittajiimme ja kumppaneihimme liittyvää henkilötietoa, joita seuraavat yritykset käsittelevät yhteisrekisterinpitäjinä (jäljempänä myös “Beamex” tai “me”):

• Beamex Oy Ab ja sen ulkomaiset sivuliikkeet (Beamex-konsernin emoyhtiö Suomessa)
• Beamex Limited (Iso-Britannia)
• Beamex GmbH (Saksa)
• Beamex S.A.S. (Ranska)
• Beamex, Inc. (Yhdysvallat)

Beamex Oy Ab vastaa henkilötietojen käsittelyyn liittyvistä tietojärjestelmistä ja ohjelmistoista. Beamex Oy Ab hoitaa keskitetysti rekisteriin liittyviä tiedusteluja. Yhteystiedot löytyvät tämän tietosuojaselosteen lopusta.

Mitä tarkoituksia varten keräämme ja käsittelemme henkilötietoja?

Keräämme, tallennamme ja käsittelemme henkilötietoja ennalta määriteltyjä tarkoituksia varten. Pääasiallisia henkilötietojen käsittelyn tarkoituksia ovat:

• markkinointitarkoitukset, mukaan lukien markkinoinnin analytiikka ja tehokkuuden mittaaminen, markkinointitutkimukset ja suoramarkkinointi;
• verkkosivuston ja sen sisällön kehittäminen;
• sopimusvelvoitteiden täyttäminen;
• lakisääteisten velvoitteiden täyttäminen;
• asiakasviestintä ja yhteydenottopyyntöihin vastaaminen;
• asiakkuuksien hallinta;
• toimittaja- ja kumppanuussuhteiden hallinta;
• verkkopohjaisten palveluidemme tarjoaminen ja toimittaminen;
• liiketoimintamme kehittäminen, edellyttäen että se ei ole ristiriidassa sinun perusvapauksien ja oikeuksien kanssa; ja
• tuotteidemme ja palveluidemme kohdentaminen ja tarjoaminen sinulle.

Mitä henkilötietoa keräämme ja mistä lähteistä?

Keräämme henkilötietoa pääsiassa henkilöiltä itseltään yhteydenottojen ja sopimusten tekemisen yhteydessä sekä myöhemmin tuotteidemme ja palveluidemme käytön yhteydessä. Saatamme myös saada tietoa ulkopuolisista lähteistä, kuten kolmansien osapuolten verkkosivuilta, mainosverkostoista tai sosiaalisten median palveluista. Keräämme henkilötietoa myös verkkosivustomme käyttöön liittyen erilaisilla analytiikkatyökaluilla (mm. Google Analytics ja Hotjar) sekä markkinoinnin automaatio-ohjelmistolla (kuten HubSpot), jotta voimme analysoida sivustomme käyttöä, kehittää sitä ja kohdentaa sisältöjä ja mainontaa asiakkaillemme ja sivustomme käyttäjille.

Saatamme tyypillisesti saada suoraan sinulta seuraavia tietoja:

• työtehtäviesi hoitamiseen liittyvät yhteystiedot, kiinnostuksesi kohteet, sekä tuotteidemme ja palveluidemme käyttö- ja ostohistoria.

Muista lähteistä saatamme saada:

• referenssit muilta ihmisiltä tai kollegoilta, LinkedIn-profiilin tiedot sekä verkkosivuston analytiikkaa ja sosiaalisen median aktiivisuutta koskevat tiedot.

Millä perustein käsittelemme henkilötietoja?

Varmistamme, että meillä on aina lainmukainen peruste käsitellä henkilötietojasi. Saatamme käsitellä tietoja sopimuksen täytäntöönpanemiseksi ja valmistelemiseksi. Toiseksi, saatamme myös käsitellä tietoja lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi. Kolmanneksi, saatamme käsitellä henkilötietoja oikeutetun etumme perusteella, joita ovat erityisesti tuotteidemme ja palveluidemme tarjoaminen, suoramarkkinointi ja liiketoimintamme kehittäminen, edellyttäen että nämä eivät ole ristiriidassa sinun perusoikeuksiesi kanssa. Jotain tietoa saatamme käsitellä suostumuksesi perusteella.

Kuka käsittelee henkilötietoja ja luovutetaanko niitä muille?

Henkilötietoja käsittelee pääasiassa henkilöstömme hoitaessaan työtehtäviään. Asiakastietoja ja -yhteydenottoja saatetaan jakaa myös paikallisille Beamex-jälleenmyyjille ja -kumppaneille, jotka vastaavat yhteydenottopyyntöihin ja hoitavat paikallisesti Beamexin tuotteiden ja palveluiden myynnin ja toimituksen. Nämä yritykset käsittelevät henkilötietoja omien tietosuojaselosteidensa mukaisesti.

Saatamme myös ulkoistaa jotain henkilötietojen käsittelyä, kuten henkilötietojen tallennukseen ja käsittelyyn käytetyt tietojärjestelmät (suuri osa henkilötiedoista säilytetään elektronisessa muodossa tietojärjestelmissä, kuten CRM:ssä ja markkinoinnin automaation ohjelmistossa). Huolehdimme tällöin muun muassa sopimuksin siitä, että tietojesi luottamuksellisuus säilyy ja tietoja käsitellään muutoinkin lainmukaisesti. Saatamme myös luovuttaa tietoja muutoin sopimusvelvoitteiden täyttämiseksi taikka lain tai toimivaltaisen viranomaisen sitä edellyttäessä. Saatamme myös luovuttaa tietojasi, mikäli olisimme osallisena yritys- tai liiketoimintakaupassa.

Siirretäänkö henkilötietoja EU:n ulkopuolelle?

Pääsääntöisesti tietoja ei siirretä EU:n ulkopuolelle. Joissain tilanteissa tietojen siirto on kuitenkin mahdollista. Saatamme esimerkiksi käyttää henkilötietojen tallennukseen tai käsittelyyn palveluja, jotka ovat EU:n ulkopuolella sijaitsevien yritysten tarjoamia. Toiseksi, saatamme myös siirtää tietoja EU:n ulkopuolella sijaitsevalle tytäryhtiöllemme tai muulle liiketoimintakumppanillemme, mutta vain tässä tietosuojaselosteessa kuvattujen tarkoitusten edistämiseksi. Kolmanneksi, joku muu henkilötietojen käsittelyssä käyttämämme alihankkija saattaa sijaita EU:n ulkopuolella (esim. sähköpostimarkkinoinnin palveluntarjoaja). Mikäli tietoa siirretään EU:n ulkopuolelle, huolehdimme siitä, että tietojesi käsittely, siirto ja tallennus toteutetaan lain edellyttämin perustein ja riittävin suojamekanismein.

EU:n ulkopuolella sijaitsevien henkilöiden yhteydenottopyynnöt tyypillisesti ohjataan suoraan EU:n ulkopuolella sijaitseville jälleenmyyjillemme.

Kauanko henkilötietoja säilytetään?

Emme säilytä henkilötietojasi pidempään kuin on tarpeellista niiden käyttötarkoitukselle tai kuin sopimus tai laki vaatii. Henkilötietojen säilytysajat voivat kuitenkin vaihdella käyttötarkoituksesta ja tilanteesta riippuen. Henkilötiedot voidaan myös poistaa siinä tilanteessa, kun henkilö peruuttaa suostumuksensa tai pyytää tietojensa poistoa (eikä meillä ole muuta lainmukaista käsittelyperustetta), sopimussuhde päättyy tai kun tieto on vanhentunutta taikka virheellistä. Saatamme tarvittaessa myös päivittää tietoja.

Miten henkilötietoja säilytetään ja tietoturvasta huolehditaan?

Tietojasi säilytetään palvelimilla, jotka on suojattu alan yleisten käytäntöjen mukaisesti. Keräämämme ja käsittelemämme henkilötiedot pidetään luottamuksellisina eikä niitä ilmaista muille kuin niitä työssään tarvitseville. Pääsy henkilötietoihisi on suojattu käyttäjäkohtaisin tunnuksin, salasanoin ja käyttöoikeuksin.

Onko tietojen antaminen joltain osin pakollista? Mitä seuraa henkilötietojen antamatta jättämisestä?

Tietojen antaminen on monelta osin vapaaehtoista, varsinkin potentiaalisille asiakkaille yhteydenottojen yhteydessä. Sopimusten valmistelemiseksi ja täytäntöönpanemiseksi tietojen antaminen on kuitenkin joiltain osin pakollista. Lisäksi osa palveluistamme saattaa edellyttää rekisteröitymistä verkkosivustolla tai muutoin käyttäjän tunnistamista.

Käytetäänkö verkkosivulla evästeitä? Mitä evästeet ovat?

Käytämme evästeitä verkkosivuillamme, jotta voisimme tarjota parhaan mahdollisen käyttäjäkokemuksen sivuston kävijälle. Evästeet ovat lyhyitä tekstitiedostoja, jotka verkkopalvelin tallentaa käyttäjän päätelaitteelle. Evästeet antavat meille tietoa siitä, miten käyttäjät käyttävät verkkosivustoamme. Saatamme hyödyntää evästeitä palveluidemme ja verkkosivustomme kehittämiseksi, verkkosivuston käytön analysoimiseksi, sekä markkinoinnin kohdentamiseksi ja optimoimiseksi. Verkkosivuston käyttäjä voi antaa suostumuksensa tai kieltää evästeiden käytön verkkoselaimensa asetuksista. Useimmat verkkoselaimet sallivat evästeet automaattisesti. Huomaathan, että evästeiden estäminen saattaa rajoittaa verkkosivustomme toimivuutta.

Millaisia oikeuksia ja vaikutusmahdollisuuksia sinulla on?

• Suostumuksen peruuttaminen Mikäli käsittelemme tietojasi suostumuksesi perusteella, voit milloin tahansa peruuttaa suostumuksen ilmoittamalla siitä meille, esimerkiksi lähettämällä sähköpostia osoitteeseen privacy@beamex.com taikka alla olevia yhteystietoja käyttäen.

• Pääsy tietoihin Sinulla on oikeus saada meiltä vahvistus siitä, käsittelemmekö sinua koskevia henkilötietoja sekä saada tietää mitä sinua koskevia henkilötietoja käsittelemme. Lisäksi sinulla on oikeus saada täydentäviä tietoja henkilötietojesi käsittelyn perusteista.

• Oikeus saada tiedot korjatuksi Sinulla on oikeus pyytää, että korjaamme sinua koskevat virheelliset tai vanhentuneet taikka muuten puutteelliset henkilötiedot.

• Oikeus kieltää suoramarkkinointi Voit kieltää henkilötietojesi käsittelyn suoramarkkinointitarkoituksia varten lähettämällä sähköpostia osoitteeseen privacy@beamex.com. Beamexin uutiskirjeiden alatunnisteista löytyvät myös aina linkit, joista voit peruuttaa kyseisen uutiskirjeen välittömästi tai päivittää tilaustietosi.

• Oikeus vastustaa käsittelyä Mikäli käsittelemme henkilötietojasi yleisen edun tai oikeutetun etumme perusteella, sinulla on oikeus vastustaa sinua koskevien henkilötietojen käsittelyä siltä osin kuin käsittelylle ei ole olemassa sellaista huomattavaa syytä, joka syrjäyttäisi sinun oikeutesi taikka käsittely ei ole tarpeen oikeudellisen vaateen hoitamiseksi. Huomaathan, että tässä tilanteessa emme todennäköisesti pysty palvelemaan enää sinua.

• Oikeus rajoittaa käsittelyä Sinulla on tietyissä tilanteissa oikeus vaatia, että rajoitamme henkilötietojesi käsittelyä.

• Oikeus saada tiedot siirretyksi Mikäli olemme käsitelleet tietojasi suostumuksesi perusteella tai sopimuksen täyttämiseksi, sinulla on oikeus saada meille sähköisesti toimittamasi tiedot yleisesti käytetyssä muodossa, jotta tiedot voitaisiin siirtää toiselle palveluntarjoajalle.

Miten voit toteuttaa oikeuksiasi?

Voit toteuttaa edellä kuvattuja oikeuksiasi ottamalla meihin yhteyttä esimerkiksi lähettämällä sähköpostia osoitteeseen privacy@beamex.com. Pyydämme sinua samalla kertomaan nimesi, osoitteesi ja puhelinnumerosi sekä liittämään viestiisi joko allekirjoitetun pyynnön tai passi-, ajokortti- tai muun henkilötodistuskopion, jotta voimme varmistaa henkilöllisyytesi. Huom! Mikäli lähetät kopion henkilötodistuksestasi, muista kuitenkin yliviivata tai sutata kuvasta henkilötunnuksesi ennen kopion lähettämistä meille. Mikäli katsot, että henkilötietojesi käsittely ei ole lainmukaista, voit myös tehdä valituksen toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle (tietosuojavaltuutettu).

Voidaanko tätä tietosuojaselostetta päivittää?

Saatamme tehdä päivityksiä tähän tietosuojaselosteeseen toimintamme taikka tietosuojaperiaatteidemme muuttuessa. Päivitykset voivat tulla ajankohtaisiksi myös lainsäädännön muuttuessa. Muutokset tulevat voimaan, kun olemme julkaisseet päivitetyn tietosuojaselosteen. Pyydämmekin sinua siitä syystä tutustumaan tämän tietosuojaselosteen sisältöön säännöllisin väliajoin.

Mihin voit ottaa yhteyttä tietosuoja-asioissa?

Yhteystiedot:

Beamex Oy Ab
Y-tunnus: 0181602-8
Ristisuonraitti 10
68600 Pietarsaari

Sposti: privacy@beamex.com
Puh: 010 550 5000