Tietosuojaseloste

Yleistä

Arvostamme yksityisyyttäsi ja olemme sitoutuneet suojaamaan sitä. Tämä tietosuojaseloste sisältää tietoa mitä henkilötietoja keräämme, millä periaattein sitä käsittelemme, sekä mitä oikeuksia ja vaikuttamismahdollisuuksia sinulla on työnhakijana tai työntekijänä tietojasi koskien.

Beamex Oy Ab käsittelee sinua koskevaa henkilötietoa tämän tietosuojaselosteen ja sovellettavan lainsäädännön mukaisesti, joten pyydämme sinua lukemaan tämän tietosuojaselosteen huolellisesti. Saatamme myös tehdä päivityksiä tähän tietosuojaselosteeseen toimintamme kehittyessä tai lainsäädännön muuttuessa, joten pyydämme sinua käymään tällä sivulla aika ajoin.

 

Rekisterinpitäjä

Rekisterinpitäjänä suhteessa tässä tietosuojaselosteessa kuvattuun henkilötietojen käsittelyyn on Beamex Oy Ab (jäljempänä myös “Beamex” tai “me”):

Beamex Oy Ab
Ristisuonraitti 10
68600 Pietarsaari

 

Mihin tarkoitukseen henkilötietojani kerätään ja käsitellään?

Keräämme, säilytämme ja käsittelemme sinua koskevia henkilötietoja vain ennalta määriteltyihin tarkoituksiin. Pääasiallisia käyttötarkoituksia ovat:

  • Rekrytointi
  • Palkanlaskenta ja maksaminen
  • Henkilöstöhallinto
  • Muiden työsuhteesta johtuvien oikeuksien ja velvoitteiden täyttäminen
  • Yritys- ja markkinointivideoissa esiintyminen (sovitaan yleensä tapauskohtaisesti työntekijän kanssa)

 

Mitä henkilötietoja minusta kerätään ja mistä lähteistä?

Keräämme sinua koskevia henkilötietoja pääasiassa sinulta itseltäsi yhteydenottojen yhteydessä. Saatamme myös suostumuksellasi saada tietoa julkisista lähteistä ja sosiaalisen median kanavista, kuten LinkedInistä, taikka nykyisiltä tai entisiltä kollegoiltasi tai esimiehiltäsi (suosittelijat ja referenssit). Saatamme saada myös sinua koskevia tietoja henkilö- ja soveltuvuusarvioinnin tekijältä taikka rekrytointi- tai suorahakukonsultilta. Rekrytointipäätöksen perustamme aina sinulta suoraan saatuihin tietoihin tai suostumuksellasi muista lähteistä hankittuihin tietoihin. Työntekijöitä koskevia tietoja saamme myös verottajalta.

Työnhakijoiden osalta tyypillisesti saamme suoraan henkilöltä itseltään seuraavia tietoja:

  • henkilön perustiedot (nimi, syntymäaika, yhteystiedot)
  • tiedot koulutuksesta, työkokemuksesta ja osaamisesta
  • mahdollinen työhakemus ja ansioluettelo
  • työnhakijan työnhakua koskevat tiedot
  • henkilö- ja soveltuvuusarviointeihin liittyvät tiedot

Työnhakijoiden osalta saatamme lisäksi saada julkisista lähteistä ja sosiaalisen median kanavista seuraavia tietoja:

  • täsmentävät tiedot koulutuksesta, työkokemuksesta ja osaamisesta

Työntekijöiden osalta käsittelemme yleensä seuraavia tietoja:

  • Työntekijän itsensä toimittamat tiedot: nimi, osoite, kotipuhelin, syntymäaika, henkilötunnus, sukupuoli, pankkitili, aiemmat koulutukset, tutkinnot, kehityskeskustelu, lähiomainen, ulkoiset koulutukset
  • Työnantajan määrittelemät tiedot: työsuhteen alkupäivä/loppupäivä, henkilöstöryhmä, työsuhdemuoto, työaikamuoto, työsuhteen luonne, eläkejärjestelmä, työehtosopimus, tapaturmavakuutus, kustannuspaikka, osasto, esimies, toimenvaativuusluokka, osaaminen, kielitaito, kehityskeskustelu, perehdytys, toimenkuva, tehtäväkohtainen perehdytys, työsuhdedokumentit, sisäiset koulutukset, luovutetut tavarat, luovutetut IT-tavarat.
  • Julkisista lähteistä kerättävät tiedot: verotustiedot
  • Yritys- ja markkinointivideoiden yhteydessä tuotettu ja julkaistu sisältö (mikäli työntekijä esiintyy tällaisessa)

 

Millä perusteella henkilötietoja käsitellään?

Huolehdimme siitä, että meillä on aina lain edellyttämä peruste henkilötietojesi käsittelemiselle. Saatamme käsitellä henkilötietojasi usealla eri perusteella.

Rekrytoinneissa käsittelemme tietojasi pääasiassa sopimuksen valmistelemiseksi ja suostumuksesi perusteella. Oikeutetun etumme nojalla käsittelemme tietojasi erityisesti silloin, kun markkinoimme suoraan avoimia paikkoja henkilöille, jotka eivät ole kyseistä paikkaa varsinaisesti hakeneet. Voit kuitenkin halutessasi milloin tahansa kieltää avoimia työpaikkoja koskevan markkinoinnin.

Henkilöstön osalta henkilötietojen lainmukainen käsittelyperuste on yleensä sopimuksen täyttäminen sekä työsuhteeseen liittyvien lakisääteisten velvoitteiden täyttäminen. Toisinaan myös suostumus.

 

Kuka käsittelee tietojani ja luovutetaanko niitä kolmansille?

Pääsääntöisesti henkilötietojasi käsittelee yrityksemme henkilöstöön kuuluvat henkilöt tehtäviään suorittaessaan. Saatamme myös ulkoistaa jotain henkilötietojen käsittelyä, kuten henkilötietojen tallennukseen ja käsittelyyn käytetyt tietojärjestelmät (suuri osa henkilötiedoista säilytetään elektronisessa muodossa tietojärjestelmissä). Huolehdimme tällöin muun muassa sopimuksin siitä, että tietojesi luottamuksellisuus säilyy ja tietoja käsitellään myös muutoin lainmukaisesti. Saatamme myös luovuttaa tietoja muutoin sopimusvelvoitteiden täyttämiseksi taikka lain tai toimivaltaisen viranomaisen sitä edellyttäessä. Saatamme myös luovuttaa tietojasi, mikäli olisimme osallisena yritys- tai liiketoimintakaupassa.

Käytämme rekrytoinneissa usein alihankkijoita, kuten rekrytointikonsultteja tai soveltuvuusarvioinnin tekijöitä. Nämä ovat sopimussuhteessa meihin ja saavat käsitellä tietojasi vain meidän hyväksi ja ohjeiden perusteella.

Emme myy tai vuokraa henkilötietoja markkinointitarkoituksiin.

 

Luovutetaanko tietojani EU:n ulkopuolelle? 

Henkilötietojasi ei lähtökohtaisesti luovuteta EU:n ulkopuolelle. Mahdolliset luovutukset EU:n ulkopuolelle koskevat ainoastaan tilanteita, jossa käyttämiemme järjestelmien palvelimet sijaitsisivat EU:n ulkopuolella. Mikäli näin tapahtuisi, huolehdimme siitä, että tietojesi käsittely, siirto ja tallennus toteutetaan lain edellyttämin perustein ja riittävin suojamekanismein.

 

Kauanko henkilötietojani säilytetään?

 

Työnhakijat

Suostumuksellasi säilytämme tietojasi muita avoimia paikkoja varten oman valintasi mukaan 3 kk, 6 kk, 1 v tai 2 vuotta. Säilytämme kaikkia hakemuksia ja niiden liitteitä ainakin 3 kuukautta, sillä hakuprosessi kestää yleensä vähintään sen ajan. Muutoin poistamme tiedot, kun emme tarvitse niitä enää alkuperäiseen tarkoitukseen. Tietojen säilyttämistä saattaa ohjata myös oikeudelliset velvoitteet tai juridiset määräajat. Tietoja saatetaan myös päivittää tarvittaessa. Mikäli suostumus on ollut ainoa käsittelyperuste, poistamme tiedot myös suostumuksen peruuttamisen jälkeen.

 

Työntekijät

Emme säilytä henkilötietojasi pidempään kuin on tarpeellista niiden käyttötarkoitukselle tai kuin sopimus tai laki vaatii. Henkilötietojen säilytysajat voivat kuitenkin vaihdella käyttötarkoituksesta ja tilanteesta riippuen. Säilytysaika määräytyy työsopimuslain ja kirjanpito- sekä verolakien perusteella. Myös työntekijöitä koskevia tietoja päivitetään tarvittaessa.

 

Miten tietojani säilytetään ja suojataan?

Tietojasi säilytetään palvelimilla, jotka on suojattu alan yleisten käytäntöjen mukaisesti. Keräämämme ja käsittelemämme henkilötiedot pidetään luottamuksellisina eikä niitä ilmaista muille kuin niitä työssään tarvitseville. Pääsy henkilötietoihisi on suojattu käyttäjäkohtaisin tunnuksin, salasanoin ja käyttöoikeuksin.

Rekrytointiin liittyvät tiedot käsitellään meillä erittäin luottamuksellisina, joten pyrimme rajoittamaan sitä henkilöjoukkoa, jotka käsittelevät hakijoita tai työntekijäehdokkaita koskevia tietoja. Otamme myös huomioon toiveesi luottamuksellisuuden suhteen.

 

Tietojen antamisen pakollisuus ja antamatta jättämisen seuraukset?

Tietojen antaminen rekrytoinnin yhteydessä on täysin vapaaehtoista. Huomaathan kuitenkin, että mikäli et anna tietoja, on mahdollista että emme voi käsitellä hakemustasi riittävällä tasolla.

Mikäli olet työntekijämme, joudumme käsittelemään joitakin henkilötietojasi työsuhteeseesi liittyvien sopimusten, laillisten oikeuksien ja velvoitteiden vuoksi.

 

Millaisia oikeuksia ja vaikutusmahdollisuuksia minulla on?

 

Suostumuksen peruuttaminen

Mikäli käsittelemme tietojasi suostumuksesi perusteella, voit milloin tahansa peruuttaa suostumuksen ilmoittamalla siitä meille, esimerkiksi lähettämällä sähköpostia osoitteeseen career@beamex.com (työnhakijat) taikka alla olevia yhteystietoja käyttäen.

Pääsy tietoihin

Sinulla on oikeus saada meiltä vahvistus siitä, käsittelemmekö sinua koskevia henkilötietoja sekä saada tietää mitä sinua koskevia henkilötietoja käsittelemme. Lisäksi sinulla on oikeus saada täydentäviä tietoja henkilötietojesi käsittelyn perusteista.

Oikeus saada virheet korjatuksi

Sinulla on oikeus pyytää, että korjaamme sinua koskevat virheelliset tai vanhentuneet taikka muuten puutteelliset henkilötiedot.

Oikeus kieltää suoramarkkinointi

Työnhakija voi kieltää henkilötietojensa käsittelyn suoramarkkinointitarkoituksia varten lähettämällä sähköpostia osoitteeseen career@beamex.com.

Oikeus vastustaa käsittelyä

Mikäli käsittelemme henkilötietojasi yleisen edun taikka oikeutetun etumme perusteella, sinulla on oikeus vastustaa sinua koskevien henkilötietojen käsittelyä siltä osin, kuin käsittelylle ei ole olemassa sellaista huomattavaa syytä, joka syrjäyttäisi sinun oikeutesi taikka käsittely ei ole tarpeen oikeudellisen vaateen hoitamiseksi. Huomaathan, että tässä tilanteessa emme todennäköisesti pysty palvelemaan enää sinua.

Oikeus rajoittaa käsittelyä

Sinulla on tietyissä tilanteissa oikeus vaatia, että rajoitamme henkilötietojesi käsittelyä.

Oikeus saada tiedot siirretyksi

Mikäli olemme käsitelleet tietojasi suostumuksesi perusteella tai sopimuksen täyttämiseksi, sinulla on oikeus saada meille sähköisesti toimittamasi tiedot yleisesti käytetyssä muodossa, jotta tiedot voitaisiin siirtää toiselle palveluntarjoajalle.

 

Miten voin toteuttaa oikeuteni?

Voit toteuttaa edellä kuvatut oikeutesi ottamalla meihin yhteyttä esimerkiksi lähettämällä sähköpostia osoitteeseen career@beamex.com taikka alla olevia yhteystietoja käyttäen. Pyydämme sinua samalla mainitsemaan, nimesi, osoitteesi ja puhelinnumerosi sekä liittämään viestiisi allekirjoitetun pyynnön tai passi-, ajokortti- tai muun henkilötodistuskopion, jotta voimme varmistaa henkilöllisyytesi. Jos lähetät kopion henkilötodistuksestasi, muista kuitenkin yliviivata tai sutata kuvasta henkilötunnuksesi ennen kopion lähettämistä. Mikäli katsot, että henkilötietojesi käsittely ei ole lainmukaista, voit myös tehdä valituksen toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle (tietosuojavaltuutettu).

 

Voidaanko tätä tietosuojaselostetta päivittää?

Saatamme tehdä päivityksiä tähän tietosuojaselosteeseen toimintamme taikka tietosuojaperiaatteidemme muuttuessa. Päivitykset voivat tulla ajankohtaisiksi myös lainsäädännön muuttuessa. Muutokset tulevat voimaan, kun olemme julkaisseet päivitetyn tietosuojaselosteen. Pyydämmekin sinua siitä syystä tutustumaan tämän tietosuojaselosteen sisältöön säännöllisin väliajoin.

 

Mihin voin ottaa yhteyttä tietosuoja-asioissa?

Yhteystiedot:
Beamex Oy Ab
Ristisuonraitti 10
68600 PIETARSAARI
+358 10 550 5000
career@beamex.com

Henkilöstöä koskevissa tietosuoja-asioissa voit olla yhteydessä Katja Oravalaan (salary@beamex.com).

 

 

Päivitetty: 10. syyskuuta 2019

Miten voimme auttaa?
Sulje